Privacyreglement

1. Algemene en begripsbepalingen

Lid 1: Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) daaraan toekent.

Lid 2: Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Lid 3: Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Lid 4: Verantwoordelijke
De directeur die, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Lid 5: Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Lid 6: Gebruiker van persoonsgegevens
Degene die, als medewerker of anderszins, geautoriseerd is persoonsgegevens te verwerken.

Lid 7: Betrokkene
Degene op wie de persoonsgegevens betrekking heeft.

Lid 8: Opdrachtgever
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan KNEHANS ADVIES een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

Lid 9: Toegang tot de persoonsgegevens
Naast de verantwoordelijke zijn de medewerkers, die binnen KNEHANS ADVIES als loopbaanbegeleider fungeren, geautoriseerd om de persoonsgegevens te verwerken. De medewerkers, die binnen KNEHANS ADVIES als administratief/financieel medewerker werkzaam zijn, zijn slechts geautoriseerd om kennis te nemen van de persoonsgegevens. Alle in dit artikel genoemde medewerkers hebben ten aanzien van de persoonsgegevens een beroepsgeheim.

Lid 10:Toegang tot de financiële gegevens
Naast de verantwoordelijke zijn de medewerkers, die binnen KNEHANS ADVIES als administratief/financieel medewerker werkzaam zijn, geautoriseerd om financiële gegevens te verwerken.

Lid 11: Derden
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

Lid 12: Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

2. Reikwijdte

Lid 1: Dit reglement is van toepassing op:
• alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen KNEHANS ADVIES;
• alle verwerkingen van financiële gegevens binnen KNEHANS ADVIES.

3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Lid 1: KNEHANS ADVIES verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doelen:
• Het bevorderen van de re-integratie van geheel of gedeeltelijk zieke en/of arbeidsongeschikte cliënten die in dienst van een opdrachtgever zijn uitgevallen binnen de organisatie van opdrachtgever dan wel een uitkering ontvangen vanuit het UWV of een andere organisatie en het bemiddelen van werkzoekenden met een WWB uitkering een Nederlandse gemeente;

• Het komen tot arbeidsparticipatie van cliënten die al dan niet verkeren in een uitkeringssituatie; In het bijzonder:
• De beoordeling van de geschiktheid van een cliënt voor het verrichten van werkzaamheden bij de eigen en/of potentiële nieuwe werkgever aan de hand van criteria zoals genoten opleiding, opgedane werkervaring, eventuele medische beperkingen en voorkeur voor bepaalde werkzaamheden;
• Het begeleiden in de terugkeer naar de eigen werkplek en de oude functie bij de huidige werkgever, tevens opdrachtgever, al dan niet in aangepaste vorm;
• Het begeleiden naar passende werkzaamheden elders binnen de organisatie van de eigen werkgever/opdrachtgever;
• Het begeleiden naar passend, duurzaam werk bij een nieuwe werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht.
• Het vanuit een uitkeringssituatie begeleiden naar passend werk bij een werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht voor de duur van minimaal zes maanden, of een vorm van gesubsidieerde arbeid of andere vorm van participatie al naar gelang de afspraken met de opdrachtgever.
• De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever
• Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen (zoals die voortvloeien uit bijvoorbeeld de fiscale en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving).

Lid 2: Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4. Verwerken van persoonsgegevens

Lid 1: De verantwoordelijke is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement. Zijn handelen, met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement.

Lid 2: De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegeven tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Lid 3: Persoonsgegevens worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is:
• voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
• om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is.

Lid 4: Medische gegevens omtrent de gezondheid van een cliënt worden overeenkomstig de WBP aangemerkt als ‘bijzondere’ gegevens. Deze gegevens mogen worden verwerkt indien en voor zover:
• de verwerking noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften;
• de verwerking noodzakelijk is voor de re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens worden aangemerkt als bijzondere gegevens.

Lid 5: Op basis van de WBP is KNEHANS ADVIES in het kader van de re-integratie bevoegd om zonder de toestemming van de betrokkene de medische gegevens te verwerken. Laatstgenoemde dient echter wel over de verwerking van de medische gegevens geïnformeerd te worden.

5. Toegang tot de persoonsgegevens

Lid 1: Alleen de medewerkers die direct betrokken zijn bij het re-integratietraject zijn geautoriseerd de persoonsgegevens te verwerken, voor zover deze verwerking noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

Lid 2: Voor eenieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens geldt een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang heeft kennisgenomen.

Lid 3: Derden, die door KNEHANS ADVIES zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerkingen van persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Deze derden worden via een contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

6. Beveiliging van de persoonsgegevens

Lid 1: Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de gegevens beveiligd.

Lid 2: De verantwoordelijke stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op.

7. Verstrekking van persoonsgegevens

Lid 1: Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is toestemming van de betrokkene vereist, tenzij de verstrekking noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

Lid 2: In elk geval worden er geen persoonsgegevens aan derden verstrekt, indien:
• de verstrekking van de persoonsgegevens in strijd is met de wet, de openbare orde of de goede zeden;
• de verstrekking van de persoonsgegevens niet noodzakelijk is om het te beoogde doel te behalen;
• door verstrekking de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde onevenredig wordt geschaad.

8. Inzage van opgenomen gegevens

Lid 1: De betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.

Lid 2: Aan een verzoek als bedoeld in artikel 8.1 wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.

Lid 3: Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan de betrokkene of diens gemachtigde, waarbij de betrokkene of diens gemachtigde zich dient te kunnen legitimeren.

Lid 4: De verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:
• de bescherming van betrokkene
• de rechten en vrijheden van anderen
• de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Lid 5: Voor de verstrekking en verzending van afschriften kan een vergoeding in rekening worden gebracht. De hoogte van deze vergoeding is vastgelegd in het Besluit Kostenvergoeding rechten betrokkene WBP (zie bijlage 1).

9. Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens

Lid 1: De betrokkene kan een schriftelijk verzoek indienen bij de verantwoordelijke, waarin hij/zij verzoekt om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens, indien de opgenomen gegevens:

• feitelijk onjuist zijn;
• onvolledig zijn m.b.t. het doel van de verwerking;
• niet ter zake doen ten aanzien van het doel van de verwerking;
• in strijd zijn met een wettelijk voorschrift van de verwerking.

Lid 2: De verantwoordelijke beslist niet op het verzoek van de betrokkene alvorens de functionaris, die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.

Lid 3: Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de verzoeker schriftelijk of en in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

Lid 4: De verwijdering van persoonsgegevens blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

Lid 5: De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Lid 6: In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkenen de gegevens zijn verwijderd.

10 Recht van verzet

Lid 1: Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandbrenging of de instandhouding van een directe relatie tussen KNEHANS ADVIES of een derde en de betrokkenen met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet de betrokkene uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De betrokkene kan hiertegen te allen tijde kosteloos verzet aantekenen bij de verantwoordelijke van KNEHANS ADVIES.

Lid 2: De verantwoordelijke zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking terstond te beëindigen.

11. Bewaartermijnen

Lid 1: Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm, die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en verwerkt.

Lid 2: Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de natuurlijke persoon terug te herleiden gegevens en/of data ter beschikking gesteld aan de opdrachtgever.

Lid 3: Persoonsgegevens worden tot twee jaar na het laatste contact met de betrokkene bewaard, tenzij op de gegevens een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Lid 4: De gegevens waarop een wettelijke bewaarplicht van toepassing is, blijven tien jaar bewaard. Deze gegevens worden gearchiveerd in een afzonderlijk registratiesysteem en zijn niet rechtstreeks terug te herleiden naar de persoon.

12. Klachten

Lid 1: Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij andere redenen heeft tot klagen, dient hij schriftelijk een klacht in te dienen conform het geldende klachtenreglement.

Lid 2: KNEHANS ADVIES zal de klacht conform het geldende klachtenreglement in behandeling nemen.

Bijlage 1: Besluit Kostenvergoeding rechten betrokkene WBP

Betrokkene kan een verzoek indienen bij de verantwoordelijke van het reïntegratiebedrijf om aan hem mede te delen of er persoonsgegevens worden verwerkt, en zo ja welke. De vergoeding voor de kosten van dit verzoek bedraagt € 0,23 per pagina met een maximum bedrag van € 4,50 per verzoek. Als de gegevens op een andere manier dan op papier worden verstrekt mag de verantwoordelijke een redelijke vergoeding in rekening brengen met dien verstande dat deze ten hoogste € 4,50 bedraagt.

Van deze regel mag afgeweken worden door een vergoeding van ten hoogste € 22,50 te vragen als het afschrift uit meer dan honderd pagina’s bestaat of als het bericht zeer moeilijk te verkrijgen is en onevenredig veel tijd kost vanwege de aard van verwerking. Bijvoorbeeld delen van gegevens zijn nog ondergebracht in een oud informatiesysteem, de gegevens zijn alleen nog beschikbaar via back-up procedures. Kortom er moet sprake zijn van een onevenredig grote inspanning.